Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn cần học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với tình trạng quản lý khách sạn. Bài chia sẻ ở dưới Ezibee sẽ chỉ rõ vài ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn chính xác nhất cho vận hành kinh doanh của mình. Chức năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp việc tính toán trở nên nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được dùng phổ biến trong các công việc kinh doanh đã lâu. Hiện nay, thường có những khách sạn vừa và nhỏ dùng ứng dụng này trong hoạt động quản lý. Dù vậy, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel để lộ ra các điểm bất cập, bên cạnh các ưu điểm vốn có của phần mềm. Phần mềm excel giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình hình phòng không quá phức tạp (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, không quá phức tạp sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, giúp mọi người triển khai nhiều công việc tính toán phổ biến một phương pháp đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với những nghiệp vụ dễ dàng, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải nhiều bài toán, tiện lợi cho quá trình làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng những con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng phù hợp nhất cho các mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa nhiều. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Bởi tính năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm rằng những chủ kinh doanh đều biết được hậu quả của vấn đề này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hoàn hảo cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với một số báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Cho nên, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo. Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể phục vụ việc quản lý nữa. Từ một số ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là cách ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Mặt khác, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn tài chính về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn đẩy mạnh số lượng phòng và mở thêm những loại hình dịch vụ thì nên xem xét việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Tham khảo thêm: phần mềm quản lý massage
